TIN TỨC
Danh mục
Bài viết mới nhất

Quản lý cửa hàng- nghề "hot" và những điều cần biết

2021-06-10

Hiện nay, với sự phát triển chóng mặt của ngành dịch vụ tại Việt Nam, số lượng các cửa hàng kinh doanh đang tăng lên chóng mặt và kéo theo đó là nhu cầu tuyển dụng vị trí quản lý cửa hàng cũng tăng theo. Quản lý cửa hàng là gì, làm gì? Cần những kỹ năng gì để trở thành quản lý cửa hàng? Hãy cùng Nhanh.vn khám phá qua bài viết dưới đây nhé.

Nội dung chính [hide]

1. Quản lý cửa hàng là gì?

Quản lý cửa hàng là người đứng đầu cửa hàng,chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động vận hành cửa hàng và toàn bộ các nhân viên đang làm việc trong cửa hàng, chăm sóc và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Quản lý cửa hàng có thể được coi như “cánh tay nối dài” của chủ sở hữu. Trong nhiều trường hợp cửa hàng có quy mô không quá lớn, thi chủ sở hữu cũng là người trực tiếp đứng ra quản lý cửa hàng. 

Quản lý cửa hàng

Quản lý cửa hàng

2. Quản lý cửa hàng làm gì?

2.1. Quản lý hàng hóa tại cửa hàng:

- Nhiệm vụ cơ bản đầu tiên của quản lý cửa hàng chính là quản lý những thông tin về hàng hóa của cửa hàng, bao gồm:

- Các loại sản phẩm, mã hàng hóa mà cửa hàng đang cung cấp

- Số lượng hàng tồn kho là bao nhiêu?

Nếu bạn là một chủ sở hữu đang trực tiếp quản lý cửa hàng của mình thì cần phải quản lý thêm yếu tố nguồn hàng và đối tác nhập hàng.

2.2. Quản lý nhân viên:

Quản lý nhân viên cửa hàng một cách hiệu quả  sẽ đảm bảo hoạt động của cửa hàng thông suốt, vận hành trơn tru. Nhiệm vụ quản lý nhân viên của một quản lý cửa hàng bao gồm:

- Quản lý toàn bộ các nhân viên đang làm việc trong cửa hàng từ nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng đến nhân viên vệ sinh và bảo vệ,..

- Sắp xếp và quản lý lịch làm việc của nhân viên

- Theo dõi giờ giấc đi làm của nhân viên

- Theo dõi thái độ, tác phong làm việc của nhân viên

- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới khi có yêu cầu của chủ cửa hàng.

- Chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên, bao gồm đào tạo nhân viên mới và đào tạo thường xuyên với nhân viên hiện tại để nâng cao kỹ năng làm việc.

- Quản lý mức độ hoàn thành công việc và tính lương cho nhân viên:

Để quản lý nhân viên hiệu quả, các nhà quản lý cửa hàng nên dựa vào tình hình kinh doanh thực tế để xây dựng KPI với từng vị trí sao cho phù hợp để đảm bảo khả năng đáp ứng của nhân viên. Việc xây dựng KPI hợp lý sẽ tạo động lực, đảm bảo hoạt động hiệu quả của nhân viên.

Tiếp nhận những yêu cầu, phản hồi từ phía nhân viên.

2.3. Quản lý công việc bán hàng:

Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất của một quản lý cửa hàng. Quản lý cửa hàng cần nắm được những thông tin sau đây:

- Số lượng hàng bán ra là bao nhiêu?

- Lượng hàng bán ra đã đạt doanh số yêu cầu hay chưa?

- Mã sản phẩm nào đang bán chạy? Mã nào không bán được? Lý do không bán được hàng?

- Đối  với những sản phẩm bán online: nắm bắt được tình hình hàng đi, hàng bị trả về,..

2.4. Quản lý khách hàng:

Hiện nay, các cửa hàng đều phải đối mặt với không ít đối thủ cạnh tranh. Vì thế, chăm sóc  và đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng là vô cùng quan trọng để giữ chân khách hàng.Quản trị quan hệ khách hàng  chủ yếu được thực hiện bởi những chủ sở hữu đang trực tiếp đứng ra quản lý cửa hàng của mình, bao gồm:

- Làm thế nào để đảm bảo quyền lợi cho khách và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả?

- Xử lý các tình huống phát sinh với khách hàng vượt quá tầm hạn của nhân viên. 

2.5. Quản lý tài chính tại cửa hàng:

Quản lý tài chính

Quàn lý tài chính 

Đây được xem là hoạt động quan trọng nhất trong quản lý cửa hàng.

- Kiểm soát, lập báo cáo về doanh thu, lợi nhuận của cửa hàng.

- Nếu là một chủ cửa hàng  đang trực tiếp đứng ra quản lý thì bạn còn cần phải lưu tâm kiểm soát vấn đề công nợ của cửa hàng.

Ngoài ra, quản lý cửa hàng cũng cần kiểm soát toàn bộ cơ sở vật chất của cửa hàng, kịp thời phát hiện những hỏng hóc và báo lên cấp trên để tiến hành thay mới, sửa chữa.

3. Yêu cầu để trở thành quản lý cửa hàng:

3.1. Yêu cầu về học vấn:

Thông thường, vị trí quản lý cửa hàng không yêu cầu bằng cấp cao, chỉ cần trang bị trình độ giáo dục cơ bản:

- Có bằng tốt nghiệp THPT.

- Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Word và Excel, công cụ và ứng dụng về bán hàng.

- Trình độ  giao tiếp,nghe, nói Tiếng Anh cơ bản ( thỉnh thoảng bạn sẽ phải giao tiếp, bán hàng cho khách nước ngoài).

3.2. Yêu cầu về kinh nghiệm:

Quản lý cửa hàng có vai trò vô cùng quan trọng, trực tiếp chịu trách nhiệm từ kinh doanh tới quản lý cửa hàng. Tùy vào quy mô, lĩnh vực hoạt động của cửa hàng mà yêu cầu về kinh nghiệm sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung các nhà tuyển dụng việc làm này sẽ yêu cầu bạn có ít nhất 1-2 năm làm việc ở vị trí tương đương. Ngoài ra, một cách khác để trở thành quản lý là làm một nhân viên lâu năm, hiểu rõ về hoạt động của cửa hàng và từng bước tiến lên vị trí quản lý cửa hàng.

3.3. Yêu cầu về kỹ, năng, phẩm chất:

- Đối với công việc

+ Kỹ năng bán hàng tốt ( thuyết phục khách hàng, tư vấn, chốt đơn, hiểu biết về sản phẩm...)

+ Kỹ năng quản lý bán lẻ (quản lý tồn kho, phân loại mã hàng, sử dụng thành thạo phần mềm bán hàng)

+ Kỹ năng lập báo cáo tài chính.

+ Kỹ năng giao tiếp tốt để phát triển mối quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển.

+ Khả năng chịu được áp lực cao

- Đối với nhân viên

+ Khả năng tạo động lực làm việc cho nhân viên cấp dưới

+ Kỹ năng học hỏi nhanh, thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

+ Kỹ năng làm việc nhóm và lãnh đạo tốt.

+ Kỹ năng quản lý con người.

- Đối với cấp trên

+ Kỹ năng làm việc chuyên nghiệp, hiểu nhanh,và đúng vấn đề

+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời gian quy định

+ Tuân thủ những yêu cầu  được đề ra trước đó.

4. Quyền lợi được hưởng khi trở thành quản lý cửa hàng:

- Mức lương hấp dẫn. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của cửa hàng thì mức lương được hưởng sẽ khác nhau, Tuy nhiên, mức lương của quản lý cửa hàng thường rơi vào khoảng 9-12 triệu đồng/ tháng. Nếu làm việc lâu năm và có thành tích tốt, lương có thể tăng lên ngưỡng 12-15 triệu.

- Mức thưởng hấp dẫn phụ thuộc vào thành tích làm việc.

- Làm việc trong môi trường cạnh tranh, được tiếp xúc với nhiều đối tác khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển,..

- Được hưởng chiết khấu khi mua hàng tại cửa hàng.

5. Quản lý cửa hàng như thế nào?

5.1. Sử dụng sổ sách- phương thức truyền thống:

Ghi chép sổ sách là phương pháp quản lý kinh doanh đã tồn tại hàng trăm năm. Đây cũng chính là cơ sở cốt lõi của hệ thống ghi chép bằng Excel và các phần mềm quản lý bán hàng khác.

Quản lý bằng sổ sách

Quản lý cửa hàng bằng sổ sách

5.1.1. Những yếu tố cần đề quản lý cửa hàng bằng sổ sách:

Để quản lý cửa hàng bằng sổ sách. “hàng trang” vô cùng đơn giản chỉ là một quyển sổ và bút là bạn đã có thể bắt đầu công việc. Nên lựa chọn những quyển sổ dày, có kích thước lớn để tổng hợp được nhiều thông tin nhất có thể và hạn chế thất lạc.

5.1.2. Ưu điểm:

- Đơn giản, chi phí rẻ.

- Tiện lợi khi sử dụng,dễ dàng mang theo, có thể linh hoạt thay đổi, thêm bớt nội dung cho phù hợp với nhu cầu của bản thân.

5.1.3. Nhược điểm:

- Dễ thất lạc.

- Tính bảo mật rất hạn chế.

- Khó tra cứu lại thông tin trong sổ

- Khó đưa ra được thông tin tổng quan về tình hình cửa hàng.

- Lưu lượng lưu trữ hạn chế, việc lưu trữ bị gián đoạn khi thay sổ.

- Mất nhiều thời gian, công sức khi ghi chép.

- Thiếu tính đồng bộ khi quản lý.

5.1.4. Quản lý bằng sổ sách phù hợp với đối tượng nào?

Với những ưu, nhược điểm trên, quản lý bằng cách ghi chép sổ sách chỉ phù hợp với những cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ, hộ gia đình, khó áp dụng đối với những chuỗi cửa hàng lớn với số lượng thông tin phải quản lý khổng lồ.

5.1.5. Những điều cần lưu ý khi quản lý bằng sổ sách:

- Nét chữ phải rõ ràng, dễ đọc, hạn chế tẩy xóa

- Ghi chép mạch lạc, dễ hiểu

- Điền đầy đủ nội dung, ghi chép đúng lúc, kịp thời

5.2. Sử dụng Excel:

5.2.1. Cần chuẩn bị gì để quản lý cửa hàng bằng Excel?

Để có thể áp dụng phương pháp quản lý cửa hàng qua Excel, điều kiện cần đầu tiên là cửa hàng phải có hệ thống laptop, PC. Ngoài ra, quản lý cửa hàng và toàn bộ nhân viên cũng cần được trang bị các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản để có thể sử dụng Excel.

5.2.2. Ưu điểm:

- Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel, cửa hàng có thể nhận được nhiều lợi ích hơn so với quản lý bán hàng bằng sổ sách.:

- Quản lý thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho chính xác hơn

- Số tiền về doanh thu, chi phí, lợi nhuận được tính rõ ràng, chính xác hơn, ít xảy ra nhầm lẫn hơn so với sổ sách

- File excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào nên bạn có thể dễ dàng thêm các trường mới, hàm nhập phù hợp với nhu cầu quản lý

- So với phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường, sử dụng Excel giúp tiết kiệm chi phí hơn.

5.2.3.. Nhược điểm:

- Cần đầu tư 1 khoản cho hệ thống Internet, laptop và PC.

- Không thể áp dụng nếu quản lý cửa hàng và nhân viên không có kĩ năng tin học văn phòng nhất định.

- Với các file chứa quá nhiều dữ liệu, khi thao tác trên máy tính có thể gặp phải tình trạng treo, đơ máy.

- Dữ liệu dễ bị mất khi máy tính bị virus tấn công hoặc bị hỏng.

- Chức năng quản lý hạn chế so với một số phần mềm quản lý cửa hàng chuyên dụng hiện nay.

5.2.4. Quản lý cửa hàng bằng Excel phù hợp với đối tượng nào?

Miễn phí và không quá khó để thao tác, quản lý bằng Excel có thể áp dụng với mọi hình thức kinh doanh và đặc biệt phù hợp với những cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ. 

5.2.5. Những mẫu Excel cơ bản sử dụng trong quản lý cửa hàng:

a) Quản lý bán hàng bằng Excel:

Một file quản lý bán hàng thông dụng bằng Excel nhất định cần có những thông tin cơ bản như sau:

- Thông tin sản phẩm:

+ Tên hàng hóa

+ Loại hàng hóa

+ Mã hàng hóa

+ Đơn vị tính

+ Số lượng hàng có trong kho

- Nhập hàng và xuất hàng

Đối với mỗi giao dịch phát sinh, chủ cửa hàng sẽ cần nhập các thông tin dưới dạng bảng kê hay nhật ký. Điều này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý đơn giản và chặt chẽ hơn. Mục này cần bao gồm những thông tin:

+ Ngày tháng phát sinh giao dịch

+ Chứng từ giao dịch

+ Mã hàng hóa, tên hàng hóa

+ Đơn vị tính

+ Số lượng

+ Đơn giá

+ Thành tiền

+ Ghi chú.

- Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Trong phần này, người quản lý cửa hàng cần dựa trên số liệu từ mục nhập và xuất hàng để  thống kê chi tiết doanh thu từ hoạt động bán hàng của cửa hàng cũng như các loại chi phí phát sinh. Sau đó sử dụng hàm trong Excel để tìm ra lợi nhuận từ doanh thu và chi phí.Qua đó, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tình hình bán hàng của cửa hàng mà không cần mất quá nhiều thời gian cho việc kiểm kê sổ sách kế toán.

Bảng báo cáo tổng hợp bán hàng theo mặt hàng

Bảng báo cáo tổng hợp bán hàng theo mặt hàng

b) Quản lý nhân viên bằng file Excel:

Trong một cửa hàn có tới hàng chục nhân viên,việc kiểm soát công việc, KPI của mỗi người là không hề dễ dàng. Với sự giúp đỡ của Excel, quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt và điều chỉnh tiến độ công việc của từng người. Một file quản lý tiến độ công việc của nhân viên cơ bản cần có:

- Công việc cần làm

- Deadline

- Người thực hiện

- Tiến độ thực hiện

- Ghi chú

- Người kiểm tra, giám sát

c) Quản lý khách hàng bằng file Excel:

Trên thị trường, mỗi cửa hàng kinh doanh đều phải đối mặt với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh. Vì thế, đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng là vô cùng quan trọng để giữ chân khách hàng. Vì thế, file Excel quản lý khách hàng là cần thiết để chủ cửa hàng lưu lại được thông tin của khách đã mua sản phẩm của mình nhằm chăm sóc khách hàng sau dịch vụ và cung cấp các thông tin về khuyến mại hay sản phẩm mới của cửa hàng tới khách hàng. Những dữ liệu về khách hàng cũng tương đối đơn giản, bao gồm:

- Tên khách hàng

- Mã khách hàng

- Số điện thoại

- Địa chỉ

- Email (nếu cần)

- Số lần mua sản phẩm

File quản lý khách hàng

File quản lý khách hàng

 

d) Quản lý công nợ bằng Excel

Công nợ quyết định tới dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, vì thế có ý nghĩa sống còn đối với các cửa hàng kinh doanh. Nếu kiểm soát tốt những con số này, chủ cửa hàng sẽ tránh được tình trạng thất thoát vốn, khách hàng chậm thanh toán và thiếu hụt nguồn lực. Đơn vị kinh doanh cần thống kê chi tiết những hoạt động bán hàng, công nợ để qua mỗi thời kỳ tính toán lại và giải ngân các khoản đi vay, thu lại những khoản cho vay, và ổn định lại nguồn vốn tiếp tục vận hành kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo. Excel sẽ vô cùng hữu ích để quản lý những thông tin này.

Có 2 loại file quản lý công nợ phổ biến:

- Loại 1: Quản lý công nợ phải thu, phải trả:

File công nợ phải trả sẽ phải bao gồm những thông tin cơ bản sau:

+ Mã khách hàng/ nhà cung cấp

+ Tên đầy đủ của khách hàng và nhà cung cấp

+ Phân loại khách hàng và nhà cung cấp

+ Số liệu bao gồm 2 cột phải thu và phải trả

+ Địa chỉ

+ Số điện thoại

Ngoài ra, có thể thêm các thông tin chi tiết như:thời gian thu, thu đầu kỳ bao nhiêu, cuối kỳ bao nhiêu?

Công nợ phải thu

File quản lý công nợ phải trả, phải thu

- Loại 2: Quản lý công nợ phát sinh,đến hạn, quá thời hạn:

Đây là loại file quản lý công nợ theo thời điểm. Để quản lý công nợ này thì chủ shop cần lập 2 file: file quản lý việc bán hàng và thu tiền của nhân viên và file báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp.

+ Với file quản lý việc bán hàng và thu tiền của nhân viên, những thông tin sau đây sẽ cần được cung cấp:

+ Mã sản phẩm

+ Nhân viên bán hàng

+ Doanh số bán hàng trong tháng

+ Thu tiền

+ Mục tiêu

+ Tỷ lệ hoàn thành

File quản lý việc bán hàng và thu tiền của nhân viênFile quản lý việc bán hàng và thu tiền của nhân viên

Ở  file báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp, người lập cần tạo những thông tin cơ bản sau:

+ Ngày nhận

+ Mã khách hàng

+ Tên khách hàng

+ Nhân viên

+ Số tiền

+ Hình thức thanh toán bao gồm 2 cột trả ngay và trả sau với số tiền tương ứng

+ Nợ còn lại

File báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp

File báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp

5.3. Sử dụng các phần mềm quản lý cửa hàng:

Hiện nay, các phần mềm quản lý chuyên nghiệp được xem là phương pháp tối ưu cho các nhà quản lý. Trên thị trường có sự xuất hiện đa dạng của các loại phần mềm quản lý đến từ các nhà cung cấp khác nhau, với những tính năng khác biệt. Tuy nhiên, nhìn chung  các phần mềm quản lý cửa hàng chuyên nghiệp về đều cung cấp các tính năng  cơ bản của quá trình quản lý cửa hàng như: quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý công nợ,.. Việc tích hợp toàn bộ những tính năng quản lý cơ bản trên một phần mềm quản lý nhỏ gọn sẽ tạo thuận lợi cho nhà quản lý, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cũng như có những đánh giá tổng quan chính xác hơn. Chi phí vận hành đối với những phần mềm quản lý cửa hàng chuyên nghiệp cũng vô cùng hợp lý, phù hợp với mọi đối tượng kinh doanh, kể cả những cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ.

Hiện nay, Nhanh.vn đang là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam phát triển phần mềm quản lý bán hàng đa kênh với nhiều tính năng vượt trội và mức giá phải chăng.

Phần mềm quản lý bán hàng bởi Nhanh.vn

Phần mềm quản lý bán hàng bởi Nhanh.vn

Hi vọng những thông tin mà Nhanh.vn cung cấp ở trên sẽ hữu ích trong quá trình phấn đấu trở thành quản lý cửa hàng của bạn!

Nhanh.vn - Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Tốt nhất, được sử dụng nhiều nhất
Hơn 80.000 cửa hàng đã tin dùng
Dùng thử miễn phí

CÔNG TY CỔ PHẦN NHANH.VN

Địa chỉ: 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số Giấy CNĐKDN: 0108824877, đăng kí lần đầu ngày 17 tháng 07 năm 2019

Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội - Phòng đăng kí kinh doanh

Địa chỉ văn phòng:

Tầng 3, Hà Thành Plaza, 102 Thái Thịnh, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội

Tầng 2, 284/41/2 Lý Thường Kiệt, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh

Số 63 Phan Đăng Lưu, Phường Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Tài khoản ngân hàng: 19133915566015

Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) - Chi nhánh Chương Dương

Chủ tài khoản: Công ty cổ phần Nhanh.vn

Tải mobile app: Nhanh.vn

Nhanh.vn Android App Nhanh IOS App

Tài liệu cho developer

API Documentation

Lĩnh vực kinh doanh:

- Phần mềm quản lý bán hàng

- Thiết kế website

- Cổng vận chuyển

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Quỳnh Dương

Hỗ trợ trực tuyến